Q : Comment faire pour m’organiser et bien contrôler mes finances?

1. Informez-vous

Comme on le dit souvent, « on n’est jamais aussi bien servi que par soi-même ». Même si je pense que les professionnels de la santé devraient s’entourer d’une équipe de professionnels de confiance pour les aider à gérer leurs finances, ils doivent absolument posséder un minimum de connaissances de base en services bancaires, en comptabilité et en placement.

Il existe un nombre incalculable de ressources, que ce soit des livres, des sites Web, des vidéos en ligne ou encore des balados. Même si vous vous contentez des concepts de base sur les finances personnelles, la comptabilité et les placements, c’est important. Si vous êtes médecin ou dentiste, vous pourriez avoir intérêt à regarder quelles ressources votre ordre professionnel peut vous offrir sur la gestion des finances et de votre cabinet.

En tant que professionnels, votre préoccupation première reste la pratique de la médecine. Vous devez bien soigner vos patients et bien gérer votre cabinet. Pas besoin de devenir des spécialistes en placement et en économie… à moins que cela vous passionne, bien sûr! Il est cependant utile d’avoir au moins des connaissances de base pour faire un choix avisé parmi les solutions que vous proposent les professionnels des finances.

2. Éliminez le papier

Débarrassez-vous des documents et dossiers papier traditionnels. Nous recevons déjà beaucoup de factures, de lettres et de documents par voie électronique. Investissez dans un numériseur rapide et de grande qualité pour numériser les documents papier que vous recevez.

La technologie actuelle offre de nombreuses options pour enregistrer et organiser vos documents financiers ou autres, y compris des solutions d’infonuagique pour synchroniser le contenu de tous vos ordinateurs et appareils mobiles.

Il y a une méthode toute simple pour organiser efficacement vos fichiers numériques : Nommez-les tous en commençant par la date selon le format AAAAMMJJ. Vos dossiers seront ainsi classés automatiquement par ordre chronologique. Ce sera plus facile de les retrouver.

Vous pourrez alors très vite retrouver le fichier que vous cherchez si vous connaissez sa date de création. Par exemple, si vous cherchez une facture du 20 mars 2019, il vous suffit d’entrer « 20190320 » dans le champ de recherche.

3. Utilisez un logiciel de gestion comptable et financière

Je suis surpris qu’il y ait encore autant de médecins qui n’utilisent aucun logiciel de gestion financière. S’il faut éplucher les opérations ligne par ligne, la comptabilité mensuelle peut devenir extrêmement laborieuse. Pire encore, j’ai rencontré de nombreux collègues qui ne font même pas de sommaire de leurs finances chaque mois. J’ai l’impression que certains trouvent ça tellement fastidieux qu’ils préfèrent toujours le remettre à plus tard… Mais la situation peut vite dégénérer.

Pourtant, il est possible de faire le suivi de vos opérations bancaires personnelles et professionnelles en seulement 15 minutes par mois. Il existe pour cela des logiciels qui classent toutes vos opérations mensuelles par catégories, ce qui simplifie grandement les choses. À partir du moment où le logiciel sait dans quelle catégorie imputer chaque opération, il le fait automatiquement et vous gagnez un temps fou.

L’un des principaux avantages des systèmes sans papier, c’est que tous vos documents sont à portée de main pour les envoyer à votre comptable à la période des impôts. Souvent, ça ne vous prendra qu’une trentaine de minutes pour préparer tout ce que vous devez lui fournir.

4. Établissez des rappels et automatisez les paiements

Les médecins ont déjà suffisamment de stress et de choses à se rappeler. Alors, autant profiter des solutions technologiques simples pour vous aider.

Les services bancaires en ligne vous permettent de configurer des virements et des paiements mensuels automatiques. Vous pouvez ainsi établir automatiquement des virements depuis le compte de votre société, par exemple pour vous verser votre salaire mensuel.

Utilisez les rappels et les listes de tâches proposés par les programmes et applis. Configurez des avis mensuels pour les tâches récurrentes comme le versement des acomptes provisionnels mensuels pour l’impôt et le paiement des cartes de crédit. Vous pouvez même définir un rappel simplement pour ne pas oublier de prendre le temps de faire votre suivi mensuel.

5. Entourez-vous d’une équipe de professionnels de confiance

Je pense que les professionnels de la santé ont tout intérêt à s’entourer de professionnels de confiance pour les aider à bien gérer leurs finances.

Une telle équipe peut comprendre un comptable, un notaire, un avocat, un conseiller ou un planificateur financier, une personne-ressource à votre banqueet d’autres spécialistes. Ces professionnels doivent parfaitement connaître les besoins des médecins, et tout particulièrement de ceux et celles qui ont constitué une société.

Le plus important, c’est de trouver des professionnels en qui vous avez confiance et qui prouvent continuellement leur savoir-faire, leur engagement et leur crédibilité. J’ai trouvé mon équipe et je m’appuie sur elle pour obtenir du soutien et des conseils sur des enjeux mineurs ou majeurs. J’espère que vous trouverez la vôtre aussi. Au bout du compte, elle devrait vous aider à obtenir la confiance qui vous manque par rapport à votre situation financière globale.