Dr ADAM STEWART
MÉDECIN DE FAMILLE
R: C’est quelque chose que j’entends souvent chez mes confrères. En tant que professionnels de la santé, on comprend très bien ce problème. Le travail d’un médecin peut être extrêmement exigeant. On nous demande souvent d’en faire plus que le nombre d’heures qu’il y a dans une journée de travail normale.
Cela dit, je reste souvent perplexe quand j’entends certains médecins énumérer toutes les menues tâches qu’ils font, notamment celles d’administration. Ils auraient tout intérêt à en déléguer la majorité.
Quand je leur demande pourquoi ils ne le font pas, la plupart me répondent que leurs équipes n’ont pas le temps non plus, voire qu’elles sont débordées. Et en plus, ils n’ont pas les moyens d’embaucher.
Pourtant, c’est en déléguant qu’on arrive à se libérer du temps pour être plus efficace. C’est particulièrement vrai pour les professionnels de la santé, car toutes les activités cliniques nécessitent l’expertise du médecin, ce qui crée un goulot d’étranglement. Cela peut paraître surprenant, mais embaucher du personnel peut faire gagner de l’argent en libérant de la capacité et en améliorant l’efficacité. Le personnel en plus pourra se charger des tâches qui prennent beaucoup de temps et qui coûtent donc cher. Comme le dit le vieil adage, « Il faut dépenser de l’argent pour en gagner. »
Déléguez pour gagner du temps
Prenons un exemple. Supposons qu’il faut 45 secondes à un médecin pour prendre la tension d’un patient et la consigner au dossier. C’est une tâche qui peut être facilement déléguée. Si le médecin prend le temps de former quelqu’un de son équipe et d’élaborer un protocole pour préparer les patients à la consultation, il y aura un important gain de temps dès le premier jour. Si on multiplie ces 45 secondes par 20 patients par jour, cela représente 15 minutes gagnées chaque jour. C’est plus d’une heure par semaine. Concrètement, ces 15 minutes libérées pourraient permettre de prendre un patient de plus par jour.
Et ce n’est qu’un exemple. Il y a bien souvent d’autres tâches similaires pendant une consultation, par exemple vérifier la taille et le poids du patient, prendre sa température ou encore contrôler son rythme cardiaque et son taux d’oxygène. Cela prend facilement plus de deux minutes par patient. Et ces minutes s’additionnent.
2 minutes x 20 patients par jour = 3 h 20 par semaine
Gagner 30 secondes ici et là peut sembler anodin, mais si ces 30 secondes se répètent 100 fois par jour, on finit par gagner plusieurs heures par semaine. Et ces gains sont multipliés par le nombre de tâches qui sont déléguées.
Autres exemples d’activités de routine qui peuvent être déléguées :
- Transmettre les messages aux patients, par téléphone ou par courriel
- Inscrire les renseignements préliminaires de base dans les formulaires (comme les renseignements personnels)
- Effectuer les tâches liées aux dossiers médicaux électroniques qui comportent plusieurs étapes et qui prennent beaucoup de temps, comme inscrire des rappels pour des examens de suivi et des recommandations ou envoyer les recommandations par télécopieur
- Importer les données et les résultats d’analyse de laboratoire dans les dossiers médicaux électroniques
- Envoyer les factures (Remarque : Les médecins doivent généralement inscrire eux-mêmes le code de facturation pour chaque consultation, mais la saisie des codes dans le système et l’envoi des factures peuvent être délégués)
Déléguez pour économiser de l’argent
En déléguant, on gagne bien sûr du temps, mais on peut aussi faire des économies. Un gain de temps de 45 secondes peut sembler insignifiant, mais vous changerez sûrement d’avis si vous calculez les économies. Supposons qu’un médecin gagne 250 $ de l’heure, un infirmier 35 $ de l’heure et un secrétaire médical 20 $ de l’heure. Comme nous l’avons vu, il n’est pas nécessaire d’être médecin ou infirmier pour prendre la tension artérielle des patients. Or, les 45 secondes qu’il faut pour cette tâche coûteront 3,13 $, 0,44 $, ou 0,25 $ selon la personne qui s’en charge. Il est donc très avantageux de demander à un secrétaire médical de s’en occuper.
Si vous n’en avez pas à votre cabinet, cela vaut la peine de réfléchir à en embaucher un. C’est un poste qui pourrait s’autofinancer.
Beaucoup de médecins pensent, à tort, qu’ils n’ont pas les moyens d’embaucher. En vérité, bien souvent, ils ne peuvent pas se permettre de ne pas le faire.
Garder des activités que d’autres personnes au salaire moins élevé pourraient très bien faire à leur place a un coût pour les médecins. Ils se privent, par exemple, de la possibilité de voir plus de patients ou simplement de rentrer assez tôt pour souper en famille. S’ils délèguent, le temps précieux qu’ils gagneront pourra être consacré à leur rôle principal, c’est-à-dire voir et soigner les patients. En plus, c’est ce qui génère le plus de revenus. Ils augmenteront donc la capacité de leur cabinet tout en contribuant au désengorgement du système de santé.
Une bonne délégation peut faire gagner du temps et augmenter la capacité opérationnelle. Le cabinet pourrait accepter plus de patients, augmenter ses profits et générer des revenus plus efficacement. Il y a beaucoup d’activités qu’il est possible de faire plus efficacement. Les avantages se multiplient pour chaque tâche qui peut être déléguée, et les gains peuvent augmenter énormément au fil du temps.
Le Dr Adam Stewart est médecin de famille. Son cabinet est établi à Madoc, en Ontario. En 2017, il a été désigné par l’Association médicale canadienne comme l’un des « 17 médecins qui ont contribué à façonner l’avenir des soins de santé ». Pour en savoir plus sur son cabinet, visitez le www.stewartmedicine.com.
